Conseil aux Entreprises Utilisatrices pour bien démarrer avec son/ ses Entreprises Extérieures

Nous démarrons une nouvelle année, de nouveau marché mais du coup, toi, responsable des sociétés Extérieures (des EE), des sous-traitants, des prestataires comme tu peux les appeler,

T’es tu une fois demandé comment faire en sorte que le démarrage se fasse du mieux possible ? Non ? bon ben je suis là pour essayer de donner le point de vue d’une entreprise extérieure. Enfin juste du bon sens..

Conseil aux Entreprises Utilisatrices (EU) pour bien démarrer avec son/ ses Entreprises Extérieures (EE)


* En Amont l’Appel d’Offre :

En effet, en voilà une donnée importante. Vous avez déjà pensé au préavis, c’est une bonne chose sinon ben nous en reparlerons l’année prochaine voire dans 3 ans …

  • Travaillez avec votre prestataire actuel (surtout s’il fait du bon travail) pour élaborer avec lui un nouveau cahier des charges A jour.
  • Valider le nombre de personne nécessaire avec les « œuvrants »sur site
  • Valider avec le prestataire s’il s’en sort économiquement parlant

=> Discutez avec les personnes sur site sur le « pourquoi il y a tellement de turnover?  »

Focus sur les pénalités : c’est bien … sauf qu’il est facile de mettre la tête sous l’eau à un prestataire qui est en train de se noyer (que vous êtes en train de noyer… )

S’il y a des pénalités / non conformité cela veut dire que le prestataire n’est économiquement pas en mesure d’assurer la prestation soit parce que vous le compressez et ne lui laissez aucune marge de manœuvre (cf contrainte horaire par exemple) soit parce que vos exigences ne sont pas en adéquation avec le prix du marché (autrement dit vous avez des envies de grandeurs que vous ne payez pas). autrement dit il ne se fait pas assez d’argent.

  • un CDC avec obligation de résultat : ok mais ne vous étonnez pas s’il manque du personnel
  • Un CDC avec obligation de moyen : ok mais assurez vous de bien ficeler lesdits moyens
  • un CDC avec des pénalités : déjà vous savez que le prestataire ne va pas assurer, est ce le bon moyen de manager un contrat ? ceci étant assurez vous que les règles de pénalité soient simple.
  • un CDC cumulant les 3  : vous n’avez définitivement confiance en personne et votre politique s’appuie surement sur la moins disante.

Ayez les moyens de votre ambition …

… et l’ambition de vos moyens


* A-1 : Save the date

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Oui il va vous falloir choisir la bonne date de démarrage et ce n’est pas forcément la date de fin du dernier contrat. Avez vous déjà pensez que :

  • Décembre / 1er janvier  : un jour férié en voilà une bonne idée : tout le monde prend des vacances, la plupart des entreprises sont fermées et les services tournent au ralenti… vraiment pas une bonne idée
  • Durant les ponts de mai : même si ça peut sembler sympa, on se retrouve sur la même problématique que l’été avec les difficultés de remplacement
  • Juste avant un audit de certification: Consultez votre service QSE pour connaitre les échéances de votre propre entreprise
  • Sur la période haute de votre activité : Votre entreprise pourra-t- elle s’occuper des nouveaux prestataires alors que vous serez en plein rush de production ? non ? privilégiez vos périodes creuses
  • Un 1er novembre / 11 novembre: idem un démarrage un jour férié ça va vous obliger a revenir pour accueillir les gens
  • En Juin/Juillet/Aout: Vous venez sans vous en rendre compte de mettre au chômage toute l’équipe déjà en place, l’empêchant de trouver du travail dans une entreprise en plein été
    • de vous tirer une balle dans le pied pour la période des remplacements d’été. en effet quoi de mieux pour une société arrivant chez vous que de la faire démarrer quand personne n’est là avec une bande de nouveau CDD qui ne connait pas vos habitudes
  • En milieu de mois : cela peut poser problème pour votre facturation

* M – 6 : La réponse de l’appel d’offre : 6 mois c’est bien

Assumez vos réponses, étayez vos arguments : pourquoi ne l’avez vous pas retenu et pourquoi vous avez retenu le sous traitant. Pourquoi ? parce que c’est juste du respect.

Informez au plus vite votre future Entreprise Extérieure. Pourquoi ? parce qu’il y a un certain nombre de choses que l’entreprise va peut être devoir acheter :

  • des équipements spécifiques,
  • des machines dédiées à votre site (vous les voulez neuves, non ? )
  • des vêtements de travail

* M – 5 : communiquez avec votre futur prestataire

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  • Documents de démarrage : c’est le moment de réexpliquez ce que vous souhaitez :pour être en phase avec vos divers audits
    • pour avoir toutes les adresses mails pour communiquer avec votre prestataire
  • Communiquez les infos techniques : donnez lui votre référence dans votre usine / site et la fiche technique. expliquez aussi les caractéristiques que vous attendez surtout si cela à de l’importance pour votre activité.
    par exemple talkies Walkies
    • si un téléphone ATEX est nécessaire
    • les EPI :  chaussures de sécurité, des lunettes, des gants.  (ex :pas de chaussures de sécu sans lacet,
  • lunettes en verre neutre

Ne soyez pas avare en informations. nous avons compris vous souhaitez du changement, de la nouveauté. ok . exprimez vos souhaits clairement, expliquez pourquoi cela vous tient a cœur.  ex : vous souhaitez une fiche de traçabilité de la prestation en format portrait parce que le support dans votre usine est vertical. dites le, expliquez le pourquoi du comment.


* M – 4 : Le personnel

Résultat de recherche d'images pour Vous appréciez (vous ou votre équipe ) un salarié en particulier? récupérez en direct son numéro de téléphone et dites le au prestataire entrant.

Quel intérêt ? vous allez faciliter la tâche de votre nouvelle entreprise et vous allez y gagner en service

Le secteur est concerné par une Annexe 7  ?

c’est un accord fixant les conditions d’une garantie d’emploi et de la continuité du contrat de travail du personnel en cas de changement de prestataire. cela concerne notamment les sociétés de nettoyage.

Dans ce cas, si vous, en tant qu’entreprise utilisatrice avez la possibilité de communiquer directement ses infos c’est le paradis !

  • les noms, prénoms,
  • coordonnées de l’équipes
  • et les copies des habilitations encore valide (SST, CACES, Incendie, Formations en tout genre)
  • Résultat de recherche d'images pour Proposez à votre nouveau partenaire d’organiser une réunion dans vos locaux en mettant à disposition une salle de réunion Pourquoi ? pour lever les doutes des salariés en place et assurer une bonne passation

« Faites ce qu’on dit, pas ce qu’on fait « :

Avant d’imposer des choses a votre prestataire, svp assurez vous que tout votre personnel suit et respecte bien vos propres règles.

Nous aussi aurons des problèmes, ce ne sera pas une question de prestataire


* M – 3 : Les rdv techniques / pratiques

c’est le moment idéal pour organiser les différents rdv techniques

  • Organiser une visite entière de vos locaux
  • Des consignes de sécurité particulières,  un accueil sécurité obligatoire : proposez a votre prestataire d’y participer en avance ce sera du temps de gagner pour tous le monde. le prestataire se familiarisera plus vite.
  • Plan de prévention: inviter votre service QSE, vous aurez le temps de faire la paperasse en amont, les gens sont disponibles (peut etre pas à M-5 mais a M-1 c’est bien)
  • Réunions d’organisation: Vous faites des réunions mensuelles d’organisation, n’hésitez pas a inviter votre futur prestataire à y participer, a se familiariser
  • Organiser une réunion Chez votre prestataire : Rencontrez l’assistante facturation, le service RH. Visitez les locaux. Créez dès maintenant un partenariat.
  • Des machines particulières que votre prestataire devra utiliser :organiser une session de formation en bonne et due forme,
    • communiquez lui les modes opératoires le concernant.
  • Communiquez vos documents :
    • votre règlement intérieur,
    • vos plans,
    • la liste de vos locaux sous excel,
    • la liste de vos interlocuteurs des différents services

* M – 1 : Réglez les détails :

Un changement de prestataire peux entrainer un changement d’équipe, de produit et il est temps de régler les détails.

  • L’ancien prestataire va repartir avec ses dérouleurs de papier toilette ? ce détail peut être insignifiant va être a régler en amont pour éviter la rupture …
  • c’est le moment de régler des aspects pratiques :
    • les points de stationnement,
    • la livraison du matériel
    • l’accès au restaurant d’entreprise
  • C’est le moment d’organiser une réunion de Pré-ouverture avec acheteur / direction et les différents interlocuteurs du prestataire
  • c’est le moment d’organiser une réunion de Pré-ouverture avec les nouveaux salariés dans le cas d’une annexe 7 et le nouveau prestataire

* S- 1 : Les Locaux :

  • Résultat de recherche d'images pour Peut être avez vous le luxe de posséder plusieurs locaux de stockage ? mettez une pièce à disposition pour le prestataire pour y faire livrer le matériel

* Et après :

  • un peu de respect : nous ne sommes pas des chiens, a être sifflé du jour pour le lendemain à une réunion, ce n’est parcequ’on vide vos poubelles qu’on ne mérite pas un « bonjour ou un bonsoir »
  • Pensez pénibilité : Si vous même ne souhaitez pas réalisez ce que vous demandez, comprenez que ca peut aussi etre penible pour Le prestataires
  • respectez la hiérarchie de l’entreprise, ne court-circuitez pas votre interlocuteur

le « petit plus » qui fait de vous une « bonne entreprise »

  • N’oubliez pas de convier les équipes sur site aux rendez vous important tel que
    • les journées portes ouvertes,
    • La journée des familles (une porte ouverte, ouverte aux familles des salariés)
    • le repas, l’arbre de noëlRésultat de recherche d'images pour
  • Vous avez un restaurant d’entreprise? sachez que le personnel bien qu’Extérieur est très touché (positivement) lorsqu’il peut y avoir accès. vous fidélisez indirectement l’équipe du prestataire, vous vous assurez de sa présence, limitez l’absentéisme et vous assurez de votre qualité de prestation.
  • Vous vendez des produits sorti d’usine ? étendez cet avantage aux EE
  • Votre entreprise dispose de Goodies : des mugs avec votre logo ? stylo ? un porte clé ? un poster ? un calendrier, agenda : sachez que cela fait en général très plaisir a un prestataire et qu’en plus cela fait de la pub de votre entreprise chez votre prestataire et chez les autres clients de votre prestataire (ca marche dans les 2 sens ceci dit)

Avec tout ca, vous avez de quoi demarrer du mieux possible !

N hésitez pas commenter ce monde de bisounours 😉


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